Cómo comunicar a trabajadores que no tienen correo corporativo

Para avisar a quien no tiene correo de empresa, la base es una reunión corta al inicio del turno a cargo de los mandos intermedios, con un soporte fijo que cualquiera pueda releer, como un tablón o una pantalla. Solo necesitas algo más cuando quieres saber quién recibió el aviso. Este artículo es para quien gestiona RR. HH. o comunicación interna en una empresa mediana o grande con personal de planta, tienda, obra o reparto. Si tu equipo cabe en una sala y todos coinciden en el mismo turno, te basta con hablar con ellos.

Un dato que condiciona todo lo demás: una plataforma de comunicación interna cuyo acceso es un enlace enviado al correo corporativo, que es el caso del producto de este blog, exige que cada persona tenga correo. Para quien no lo tiene, ese acceso no existe y el canal será otro.

Cinco criterios para comparar canales

Un canal puede ser bueno para llegar y malo para demostrar que llegó. Cada vez que evalúes uno, mide estas cinco cosas:

1. Alcance: a quién llega sin que nadie tenga que hacer nada especial.
2. Tiempo: cuánto pasa entre que decides avisar y que la persona se entera.
3. Prueba: qué te dice el canal de que el aviso llegó, y si lo dice por persona o en total.
4. Mantenimiento: el trabajo continuo para que el canal siga sirviendo, como retirar avisos viejos o dar de baja a quien se va.
5. Lo que pide a la persona: un teléfono personal, instalar algo, estar presente a una hora o simplemente pasar por un lugar.

Los seis canales, lado a lado

Los apartados siguientes explican lo que la tabla comprime.

Qué hace cada canal en la práctica

Tablón físico

Llega a quien pasa por delante y a nadie más. No hay manera de saber quién lo leyó, y quien está de vacaciones o en otro centro no se entera. Es barato y no pide nada a la persona, pero su coste real aparece en el mantenimiento: alguien debe quitar lo vencido en cada centro, porque un tablón con avisos de hace tres meses enseña a ignorarlo.

Pantallas en zonas comunes

La pantalla evita que el aviso se quede viejo si el contenido se gestiona a distancia, algo que un proveedor de pantallas recomienda en su guía. Ese proveedor aconseja colocarlas en salas de descanso y zonas de paso donde el personal las mira durante sus pausas, y reconoce que parte del personal puede ignorarlas al principio y que muchos centros no tienen soporte informático propio. Las métricas que propone para medir el resultado (encuestas, escaneos de un código QR, reducción de incidentes de seguridad, rotación) son indicadores del conjunto y ninguna dice quién vio un aviso concreto. Hay además un coste de equipos y de contenido, que alguien debe preparar.

Reunión de inicio de turno

Es el canal con más capacidad de explicar: la persona puede preguntar y el mando puede ver si entendió. Su límite es la cadena. El mensaje pasa de dirección a mandos intermedios y de ellos a cada equipo, y en cada paso puede cambiar o saltarse. Dos medidas lo mejoran: un guion de tres o cuatro líneas igual para todos los mandos y una hoja de asistencia que alguien firme. La hoja prueba presencia, no comprensión.

Grupos de mensajería

Son rápidos y la gente ya los usa. Sobre la prueba, la ayuda de WhatsApp indica que en un grupo la segunda marca aparece cuando todos han recibido el mensaje y las dos marcas azules cuando todos lo han leído, y que existe una pantalla de información del mensaje con los detalles de entrega y lectura. La misma página señala que quien desactiva las confirmaciones de lectura no las desactiva en los grupos. Comprueba, si eliges este canal, si puedes conservar esa información como informe y no solo mirarla en el teléfono de quien envió el mensaje.

Obliga a pedir el teléfono personal de cada persona y lleva los avisos de trabajo a su dispositivo y a su tiempo libre. Quien no quiere dar el número se queda fuera del canal, y cada baja de la empresa exige acordarse de sacar a esa persona del grupo. Antes de elegirlo, consulta con tu asesoría jurídica qué corresponde hacer y decir a la plantilla.

SMS

Llega a cualquier teléfono, sin instalar nada. Sirve para avisos cortos y urgentes, y por eso mismo es poco apto para explicar algo. Qué debe decir un aviso así se trata en cómo avisar de una emergencia o un cierre. Sobre la prueba, la documentación de Twilio recoge para los SMS el recibo de entrega que Twilio recibe del operador y cita la lectura solo para los canales que la admiten, que hoy son RCS y WhatsApp. En un SMS tienes, por tanto, el estado de entrega y no una señal de que alguien lo abrió. Se paga por mensaje, y la lista de números es otra lista de teléfonos que alguien debe mantener al día.

Aplicación de comunicación interna

Una aplicación pensada para esto reúne en un lugar los avisos y puede dar un informe de lectura por persona, de modo que sabes quién lo vio y a quién falta avisar por otra vía. Es la opción de la tabla que combina un registro por persona con un canal propio de la empresa, sin pedir el teléfono personal, y algunas herramientas permiten además registrar una aceptación expresa, algo que ni una marca azul ni un SMS entregado dan.

Tiene dos límites. El primero lo has leído arriba: si el acceso es por un enlace al correo corporativo, la persona sin correo no entra, y un dispositivo compartido en el centro no lo arregla, porque cada persona necesita igualmente su propio correo. El segundo es de uso: pide un móvil, y en los puestos donde no se mira durante el turno el aviso espera a que acabe.

Qué hacer si tu plantilla es mixta

Lo habitual es que haya personas con correo corporativo y personas sin él. Tres pasos:

1. Cuenta a cada grupo. Cuántas personas tienen correo y cuántas no, centro por centro. Sin ese número, cualquier decisión es una apuesta.
2. Usa la aplicación con informe de lectura para quien tiene correo. Cuando hay correo corporativo, es la que da prueba por persona sin pedir el teléfono personal y sirve para pedir aceptación expresa y dejarla registrada.
3. Cubre al resto con reunión de turno y un soporte fijo. El mismo aviso, el mismo día, y una hoja de asistencia. Dos canales que no se ven entre sí generan dos versiones del mensaje, así que decide qué canal es el de referencia.

El informe de lectura solo cubre a quienes tienen acceso: quien no lo tiene no aparece ni siquiera como pendiente, así que no uses esa lista para saber quién no se enteró. Para ver qué prueba cada método de lectura y qué hacer con quien no leyó, consulta cómo saber quién leyó un comunicado interno.

Una alternativa es dar correo corporativo a toda la plantilla. Resuelve el acceso, pero cuesta licencias y altas, y no sirve si la persona nunca abre ese buzón. Antes de elegirla, comprueba si de verdad lo abriría.

Cuándo bastan un tablón y una reunión de turno

No hace falta nada más cuando se cumplen todas estas condiciones:

• El aviso es informativo. Un cambio de horario de la cantina o una fecha de evento no necesita saber quién lo leyó.
• Hay pocos centros y turnos estables. Un mando que ve a su equipo cada día sabe quién estuvo.
• El mando conoce a su gente. Si alguien falta, lo nota y se lo cuenta después.
• Nada depende del aviso. Si no hay consecuencia por no haberse enterado, medir sale más caro que el problema.

Una reunión bien hecha con hoja de asistencia es una prueba de presencia que ninguna aplicación mejora en un turno de ocho personas. En cambio, se queda corta si hay varios centros que deben recibir el mismo texto el mismo día, si el aviso obliga a algo o si el turno cambia cada semana y nadie sabe quién faltó. Para redactar el aviso que se lee en la reunión o se cuelga en el tablón, hay modelos de comunicado interno por situación.