Cómo saber quién leyó un comunicado interno

Con los métodos habituales puedes saber quién abrió un mensaje o quién pulsó una confirmación, pero ninguno te dice que alguien lo leyó y lo entendió. Este artículo es para quien trabaja en RR. HH. o comunicación interna de una empresa mediana o grande y necesita un seguimiento por persona. Si solo quieres saber si un aviso llegó a un equipo de diez personas, te basta preguntar en la reunión del lunes.

Qué quieres saber exactamente

Antes de elegir método, separa cuatro hechos. Cada uno se prueba con una señal distinta y ninguno implica el siguiente.

Muchos métodos se quedan en la segunda fila. Si tu necesidad es la cuarta, por ejemplo para una política que el personal debe cumplir, necesitas un mecanismo distinto de un acuse de lectura.

¿Se puede saber quién abrió un correo masivo?

Depende del método, y en ninguno es una prueba firme.

Correo con confirmación de lectura

Outlook permite pedir una confirmación de lectura, pero según Microsoft el destinatario puede rechazar el envío y no hay manera de obligarlo. La misma página distingue la confirmación de entrega, que solo indica que el mensaje llegó al buzón, de la de lectura, que indica que se abrió. Resultado: si alguien no responde, no sabes si no lo leyó o si no quiso avisar.

Correo con contenido remoto de seguimiento

Algunas herramientas de envío masivo insertan un elemento remoto en el correo y registran cuándo se descarga. Los clientes de correo pueden bloquearlo. Apple lo explica así para su aplicación Mail: el contenido remoto permite al remitente obtener información sobre ti cuando lo lees, y la protección de privacidad de Mail evita que los remitentes la obtengan. Con ese bloqueo activo, el dato que te llega deja de servir como prueba de nada.

Mensajería con doble marca

Los grupos de mensajería muestran marcas de entrega y lectura. Lo que ves y lo que puedes conservar depende de la herramienta y de la configuración de cada persona, así que comprueba en la tuya si obtienes una lista por persona que puedas guardar y cuántas personas deben haber leído para que cambie la marca. Además, usar una mensajería personal para asuntos de trabajo obliga a compartir teléfonos personales, y no todas las personas pueden o quieren hacerlo, de modo que parte de la plantilla se queda fuera del grupo. Para quien no tiene correo corporativo, los canales posibles se comparan en cómo comunicar a trabajadores que no tienen correo corporativo.

Intranet o tablón digital

Un contador de visitas te dice cuántas veces se vio la página. Según cómo esté configurado, cada visita suma uno, así que la misma persona puede sumar varias.

Aplicación con informe de lectura por persona

Una aplicación pensada para comunicación interna puede devolver un seguimiento de lectura por persona y por comunicado, y el producto lo ofrece. Es la opción que más información da y, por eso mismo, la que más cuidado pide al decidir quién ve esa información y para qué se usa, como se explica más abajo.

Qué hacer con quien no leyó el comunicado

La lista de pendientes sirve para actuar, y estos pasos mantienen la acción proporcionada:

1. Fija antes de enviar el plazo tras el cual miras la lista. Mirarla a los diez minutos solo genera ruido.
2. Distingue entre quien no abrió y quien no pudo: vacaciones, baja, turno distinto o falta de acceso al canal.
3. Insiste por otro canal y con una persona concreta. Un segundo envío masivo idéntico llega a los mismos que ya lo leyeron. Para un aviso urgente, mira cómo avisar de una emergencia o un cierre.
4. Si el contenido obliga a algo, pide aceptación expresa y déjala registrada en lugar de limitarte a la lectura. Los acuerdos de lectura obligatoria del producto registran quién aceptó o rechazó, algo que un acuse de lectura no da.
5. Usa la lista para completar la comunicación y evita evaluar a las personas con ella. Más abajo verás por qué importa.

Antes de activar un registro por persona

Un registro por persona une un nombre con una acción y una hora, así que es información sobre personas concretas. Conviene resolver tres cosas antes de activarlo.

Explica a la plantilla para qué se usa. Quien sabe que el registro sirve para completar una comunicación lo vive distinto de quien lo descubre cuando le reprochan no haber abierto un mensaje.

Pide solo lo que necesitas. Si un total por comunicado responde a tu pregunta, el listado por persona sobra. Si necesitas el listado, límitalo al comunicado y al plazo en que tiene sentido mirarlo.

Escribe, antes de empezar, que el registro sirve para la comunicación y no para valorar a nadie, y cúmplelo. Una lista de lectura que acaba en una evaluación del desempeño cambia la forma en que la plantilla responde a los comunicados.

Lo anterior son prácticas de comunicación. Antes de activar un registro por persona, consúltalo con la asesoría jurídica o con el delegado de protección de datos de tu empresa.

Cuándo no necesitas un registro por persona

Hay dos casos en que esta solución sobra o no basta.

El primero es el comunicado sin consecuencias: una novedad de la oficina, un saludo de fin de año. Un total de aperturas, o ninguna medición, es suficiente, y evitas tratar datos que no necesitas. Si lo que te falta es el texto, hay modelos de comunicado interno por situación.

El segundo es el comunicado del que depende algo. Un informe de lectura, también el del producto, registra una señal de lectura y no sabe si la persona entendió. Si necesitas probar que se entendió, haz una pregunta de comprensión, una sesión con cada equipo o una confirmación expresa. Si el contenido exige aceptación, el informe de lectura tampoco la sustituye.